摘要
學習歷程檔案常用於醫師、藥師或護理師的畢業後一般醫學訓練計畫 (PGY 訓練計畫)，可用為展示或評估學習成效的工具。然而傳統紙本學習歷程檔案常因人為疏忽導致資料的不全與遺失。電子的學習歷程檔案 (也就是所謂的 e-portfolio) 是一種透過網路收集資料的科技系統。
我們建立了「PGY 教學 e-portfolio 系統」，連結訓練計畫以及訓練歷程記錄。這個系統不但可簡化 PGY 訓練計畫的流程，更可以提升藥學 PGY 訓練計畫的完整性以及教學效率。
關鍵字： 學習歷程檔案、e-portfolio、教學效率、PGY program、efficiency
壹、前言
衛生福利部自民國96年，為提升教學醫院教學資源、教學師資及教學品質，著手推動「教學醫院教學費用補助計畫」(又稱畢業後一般醫學訓練計畫 (post graduate year program, PGY program))，建立畢業後臨床訓練制度，銜接學院教育及畢業後之臨床訓練，使初領藥師證書之藥師，能持續進行專業發展，以提升醫療品質及確保病人安全。PGY 訓練計畫是培養新進藥師基本藥事照護能力與提升藥事照護品質極重要的一環，更是醫學中心評鑑的重點項目之一，然而龐大表單數量的學習歷程檔案，若是出現日期、簽章、分數、或回饋有疏漏，亦或者是有繳交不足 (漏寫、漏交)、遺失等情形出現時，重新填寫表單與資料往返時間增加，使得教學效率大打折扣，也往往帶給教學藥師以及 PGY 受訓學員壓力，對於評鑑更是極大的隱憂。根據過去研究1-3，與紙本學習歷程檔案比較，電子學習歷程檔案 (electronic portfolio, e-portfolio) 能提供更好的師生溝通管道，並且提升學習意願、教學效率、與學習成效。
貳、現況分析
一、本院藥學部 PGY 教學流程
本院藥學部民國100-102年平均每月有20位 PGY 受訓學員，在為期兩年以上的訓練過程中，每位學員會經過門診、住院、庫存管理、藥品資訊、化療藥品調配、無菌藥品調配、及臨床藥事照護等7項藥事作業訓練課程，平均需繳交超過170張以上的訓練歷程紀錄以及臨床技能評估表單 (圖一)。
圖一 PGY 教學流程現況
二、藥學部 PYG 教學表單繳交流程
由於表單種類眾多，必須依照表單性質不同而制定出不同的教學流程與方式 (圖二)，例如臨床技能評估表 (如 DOPS、OSCE 等) 須由教師觀察後評核，完成回饋後再交由學員進行自我學習評估，最後繳交給計畫指導藥師；至於受訓學員對教師的教學評核，為保障學員學習權益，則由學員填寫結束後，直接繳交給計畫指導藥師。複雜的表單繳交方式，造成教師與學員混淆與困擾。
圖二 複雜的教學表單繳交流程
三、表單疏漏與遺失
統計101年1月至102年9月 ，共完成紙本 PGY 學習歷程檔案110份，其中表單上的日期、簽章、分數、教師回饋有任一項疏漏的高達95.5% (n = 105)，常見的表單疏漏情形如圖三；至於在每份完成學習歷程檔案中，有任一表單遺失也超過六成 (n = 67, 60.9%)。
分析造成紙本 PGY 學習歷程檔案包括：(一) 表單數量太多，每張都需簽名與簽時間很耗時，常會疏漏，且容易遺失，管理不易。(二) 繳交流程太複雜，一但繳錯就容易在輸送往返的過程中遺失。(三) 訓練計畫改版，教學內容新增，若學習歷程檔案沒有即時更新，即會造成表單缺失。
圖三 常見的表單疏漏
參、 使用 e-portfolio 系統提升 PGY 教學效率
為了降低 PGY 學習歷程檔案表單填寫輸漏或遺失之問題，並縮短受訓學員作業完成時間，提升教學效率，於102年6月起，與資訊室共同規畫於院內網路作業平台建置藥學部「PGY 教學 e-portfolio 系統」，並於102年10月啟用。系統可設定繳交表單之簽核架構，內容包括訓練計畫書、學員清單、學前評估表、課程內容、開課紀錄、學習歷程、臨床技能評估表、與各項評核表單。
一、訓練計畫書
訓練計畫書依修訂日期、版次排序，一目了然、便於搜尋。點選進入各版次之訓練計畫書，更可看到訓練計畫書修改依據 (包括學員或教師意見回饋、教學會議、評鑑委員建議，或其他)，以及新版次的增、修訂項目 (圖四)，新版訓練計畫書，可於系統中直接公告，讓所有學員與教師皆可即時獲得最新的訊息。此外，訓練計畫書以電子檔方式直接下載 (圖四)，不需列印以節省紙張的使用。
圖四 訓練計畫書
二、建立學員清單
由於受訓學員眾多，利用 PGY 教學 e-portfolio 系統建立學員清單，清楚記載學員姓名、學習期間、學習身份類別、直屬指導藥師等相關資料 (圖五)，確保每月登錄醫策會教學費用補助計畫申請名單無疏漏。
圖五 建立學員清單
三、建立課程、內容與開立課程
訓練計畫書依醫策會公告之「二年期藥師訓練課程指引」安排課程，並依學員與教師意見適時調整訓練課程以符合學習需求；課程更動後，學習歷程檔案表單未及時更新，可能造成教師漏印新課程表單，或多印已刪除課程表單，使得教學內容不一致，或與訓練計畫書不相符。此系統在訓練計畫書增修後，可即時將課程與內容進行維護與更新 (圖六)，提升表單或教學內容與訓練計畫一致性。
圖六 課程建立與維護
系統可設定表單的繳交簽核架構，開課後會自動形成訓練紀錄表或臨床技能評估表，並寄出開課、逾期未繳、退件、補件等通知於院內個人信箱中 (圖七)，當學員或教師完成表單後，系統會依設定之簽核架構進行表單呈送，如此可解決表單遺失，以及繳交表單流程繁雜問題。
圖七 表單繳交簽核架構設定
四、電子 PGY 學習歷程檔案
電子 PGY 學習歷程檔案包括訓練紀錄表、臨床技能評估表，各式表單中的每個欄位皆需完整填寫才可進入簽核架構，避免紙本學習歷程檔案填寫的疏漏 (圖八)。藉由簽核架構，系統會自動分配各表單的繳交路徑，並紀錄簽核人員及時間，有助解決漏簽名與漏簽時間問題，並避免表單在往返過程中遺失，節省紙本表單傳送時間 (圖八)。
圖八 電子 PGY 學習歷程
為了方便確認學習動態與教學執行進度，此系統可查詢每位學員教學狀態 (圖九)，方便教師、學員、以及計畫主持人共同監督、落實教學。
圖九 學習歷程紀錄
使用紙本 PGY 學習歷程檔案，教師需將學員各項學習成積，謄寫在完訓檢核表並計算總學習成效。此系統可自動將電子 PGY 學習歷程檔案之成績，直接帶入完訓檢核表並進行成績計算 (圖十)，不但節省教師謄寫時間，也避免紀錄上的疏漏。另外，系統會將此檢核表呈送給訓練計畫主持人，確認該訓練課程確實完訓，確保學員學習權益。
圖十 完訓檢核表
肆、執行成效
統計自102年10月起啟用 PGY 教學 e-portfolio 系統至103年2月，共完成電子 PGY 學習歷程檔案22份。統計101年1月至102年9月其中表單上的日期、簽章、分數、教師回饋有任一項疏漏為95.5%，啟用 PGY 教學 e-portfolio 系統後降為0%，改善率高達100%；至於在每份完成的學習歷程檔案中，統計101年1月至102年9月有任一表單遺失佔60.9%，啟用 PGY 教學 e-portfolio 系統後降為0%，改善率同樣達100%。另外，統計101年1月至102年9月，某一課程完訓後，紙本 PGY 學習歷程檔案逾期未繳交 (超過1個月) 率高達50.9%，啟用 PGY 教學 e-portfolio 系統後，由於系統會定期發出學習歷程檔案逾期未完成的通知給學員與教師，因此學習歷程檔案逾期未繳交率降為4.5% (表一)，改善率達91.2%。此外，PGY 學習歷程檔案全面電子化，平均每位學員可以節省超過170張A4紙張，除了響應環保之外相關紙張耗材費用支出也大大減少，實為兩全其美之事。
表一 PGY 教學 e-portfolio 系統執行成效
PGY 學習歷程檔案 |
PGY 教學 e-portfolio 系統 |
||
建置前110份 (101/1-102/9) |
建置後22份 (102/10-103/2) |
改善率 |
|
表單疏漏 (%) |
105 (95.5) |
0 (0) |
100% |
表單遺失 (%) |
67 (60.9) |
0 (0) |
100% |
逾期未繳交 (%) |
56 (50.9) |
1 (4.5) |
91.2% |
伍、結論
建立「PGY 教學 e-portfolio 系統」，將複雜的 PGY 教學流程與教學表單繳交流程改由系統控制，其便捷的模式可改善 PGY 學習歷程檔案填寫疏漏率及表單遺失率達百分之百，對於 PGY 學習歷程檔案逾期未繳交的情形，也能透過系統定期提醒，而有確實有效的改善。因此建立「PGY 教學 e-portfolio 系統」可提升藥學 PGY 教學效率。
E-Portfolio System Enhancing the Efficiency of PGY Program
Lu-Hsuan Wu1, Pei-Shan Tsai1, Pi-Hui Huang2
Department of Pharmacy, Taipei Tzu Chi Hospital1
Department of Information,Taipei Tzu Chi Hospital2
Abstract
Portfolios have been used in medical, pharmacy, and nursing training for post graduate year program (PGY program). It can be a useful tool for demonstrating and assessing competence. However, traditional paper-based portfolios often have some messing data or get lost by human error. An electronic portfolio (also known as an e-portfolio) is a technology which can collect data on the Web.
參考資料：
1. Perlman RL, Christner J, Ross PT, Lypson ML. A Successful Faculty Development Program for Implementing a Sociocultural ePortfolio Assessment Tool. Acad Med. 2014;89(2):257-62.
2. Bashook PG, and Gelula MH, Joshi M, Sandlow LJ. Impact of Student Reflective e-Portfolio on Medical Student Advisors. Teaching and Learning in Medicine: An International Journal. 2008;20(1), 26-30.
3. Van WM, Prop A. Comparing students' perceptions of paper-based and electronic portfolios. Canadian Journal of Learning and Technology. 2008;34 (3),69 -80.
